SAP PS ( Project System)

Wie schon beschrieben ist SAP PS ( Project System) ein bestimmtes Spezial-Modul (Projekt-Management-Modul) der Softwarefirma SAP und ist in seiner Aufgabe auf die Projektabwicklung fokussiert. „PS“ steht in der Bezeichnung für „Project System“. Mit dem Aufbau in Modulen hat das SAP-System einen großen Vorteil für den Kunden, denn die einzelnen Module können passgenau an die individuellen Bedürfnisse angepasst und optimiert werden.

Aus dem modularen System der SAP sticht das SAP PS Modul nochmal hervor, denn es muss nicht mit den anderen Modulen der SAP zusammenarbeiten und kann dennoch in ein bereits bestehendes SAP System integriert werden. Diese Integration bedeutet keinen direkten Change im gesamten System für den Kunden.

Ein Projekt ist eine einmalige Arbeit innerhalb eines Unternehmens. Es weist eine komplexe Struktur auf, weshalb es unabdingbar ist, eine klare Struktur und exakte Zeitvorgaben vor dem Start zu benennen. Da ein Projekt kosten- und kapazitätsintensiv ist, muss auch ein Reporting zum Controlling implementiert werden. Ein Projekt wird in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden, aber oftmals sind auch externe Kräfte und Freelancer zur Unterstützung der bestehenden Belegschaft an einem Projekt beteiligt.

SAP PS hilft als Tool, die Übersicht über den Rahmen und die Kosten eines Projektes zu behalten. Auch die zeitliche und finanzielle Struktur werden direkt erfasst, sodass das Unternehmen jederzeit aktuelle Daten über den Fortgang des Projektes und die Umsetzung der Zielvorgaben erhalten kann. Projekte sind dabei aber nicht zwangsläufig damit verbunden, dass eine Dienstleistung, eine Produktion oder ein Beschaffungsprozess angegangen wird.

Auch eine zeitlich befristete Zusammenarbeit mit einem Kunden oder externen Partner kann als Projekt bezeichnet werden, weil auch hier die gleichen Kriterien greifen.

Integration

SAP PS lässt sich direkt und einfach als eigenständiges Modul in die vorhandene SAP Landschaft integrieren. Über Schnittstellen kann SAP PS aber dennoch mit den Modulen CO, EAM, SD, FI oder PP kommunizieren und verbunden werden. Auf diese Weise fungiert SAP PS als Zentrale in der Kommunikation der verschiedenen SAP-Module und genau hier kann SAP PS auch sein volles Potential ausschöpfen.

Bei dieser zentralen Aufgabe steht der Project Builder im Mittelpunkt, denn hier werden alle Prozesse hierarchisch geordnet angezeigt, damit der Überblick nicht verloren geht. Das Projekt wird so in kleinere Schritte zerlegt, denen eine bestimmte Priorisierung zugewiesen werden kann.

Zwei unterschiedliche Möglichkeiten der Betrachtung werden von SAP PS angeboten: Entweder werden alle Schritte unter dem Aspekt des Controllings nach dem Budget angezeigt oder es wird die zeitliche Abfolge der Schritte angegeben.

Funktionen von SAP PS

Die wichtigsten Funktionen von SAP PS sind:

• Terminplanung
• Ressourcenlanung
• Materiaplanung
• Kostenplanung
• Erlösplanung
• Budgetplanung

SAP PS bietet für das Management von Projekten zwei Strukturen an:

• Projektstrukturpläne (PS)
• Netzpläne

Diese beiden Strukturen unterscheiden sich zum einen in der Art, wie Sie mit ihnen Projekte strukturieren können, und zum anderen durch die Funktionen, die im SAP-System für die beiden Strukturen zur Verfügung stehen. Abhängig von den Anforderungen können Sie ein Projekt nur mithilfe eines Projektstrukturplans, mithilfe eines oder mehrerer Netzpläne oder auch mittels einer Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen abbilden.

Nachdem Sie ein Projekt mithilfe der Strukturen Projektstrukturplan und Netzplan geeignet abgebildet haben, können Sie verschiedene
Funktionen des Projektsystems nutzen, um im Vorfeld Ihres Projekts die Termine der einzelnen Arbeitspakete zu planen, die voraussichtlichen  Kosten und gegebenenfalls Erlöse abzuschätzen oder auch eigene und fremde Ressourcen sowie Materialien termingerecht zur Verfügung zu stellen.

In SAP PS stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Terminplanung im Projektsystem zur Verfügung, die die Grundlage verschiedener anderer Planungstätigkeiten bilden. Außerdem könne mithilfe von Netzplänen interne und externe Ressourcen sowie Material für Projekte geplant werden. Zum Abschluss stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung,  die Ihnen zur Planung von Kosten und Erlösen für Ihre Projekte im Projektsystem zur Verfügung stehen.

Terminplanung

Die Planung der Termine eines Projekts bzw. von Projektteilen ist
ein wesentlicher Aspekt Ihrer Projektplanung.
Je nachdem, ob Sie Projektstrukturpläne oder Netzpläne für die
Strukturierung Ihrer Projekte einsetzen, stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Planung von Terminen zur Verfügung.

Ressourcenplanung

Wenn Sie ein Projekt nur mithilfe eines Projektstrukturplans abgebildet haben, können Sie Kosten für interne oder externe Ressourcen
planen.

Materialplanung

Bei vielen Projekten wird für die Durchführung Material benötigt.
Im Rahmen Ihrer Projektplanung mit dem Projektsystem können Sie
bereits benötigtes Material, dessen Beschaffung, Verbrauch und Lieferung planen. In einem Aufzugprojekts müssen zum Beispiel unterschiedliche Materialien die Fertigung des Auftrags zur Verfügung gestellt werden. Ist das
Material nicht am Lager vorrätig, müssen Einkaufsprozesse oder die Eigenfertigung des Materials angestoßen werden. Gegebenenfalls
muss eine Lieferung des benötigten Materials zur Baustelle bzw. zum Kunden erfolgen.
Mithilfe von PSP-Elementen können Sie die Kosten für die Beschaffung von Material planen sowie diverse Belege wie Materialreservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge und -ausgänge auf PSP-Elemente kontieren. Eine integrierte Materialplanung, bei der automatisch Daten zwischen einem Projekt und dem Einkauf oder der Produktion ausgetauscht werden, steht Ihnen jedoch nur zur Verfügung, wenn Sie Netzpläne einsetzen.

Kostenplanung

Auf der Basis der zuvor geschilderten Ressourcen- und Materialplanung mithilfe von Netzplänen kann das System automatisch die Plankosten für die Beschaffung und den Verbrauch von Ressourcen und Material berechnen. Diese Form der Kostenplanung wird als Netzplankalkulation bezeichnet.
Wenn Sie nur Projektstrukturpläne für die Abbildung von Projekten
verwenden, planen Sie die Kosten manuell auf der Ebene der PSP-
Elemente für die spätere Durchführung der einzelnen Projektteile.

Erlösplanung

Für einige Projekttypen, insbesondere für Vertriebsprojekte, ist neben der Planung von Kosten auch die Erlösplanung wichtig, um im Rahmen der Planungsphase bereits Aussagen über den späteren Gewinn oder die Profitabilität eines Projekts treffen zu können. Für Projekte können Sie Erlöse auf der Ebene von PSP-Elementen planen oder, wenn Sie die Integration in den Vertrieb nutzen, mithilfe von
Verkaufsbelegen, die mit Projekten verknüpft sind. PSP-Elemente, auf denen Sie Erlöse planen möchten, müssen als Fakturierungselemente gekennzeichnet sein.

Budgetplanung

Im Rahmen der Planungsphase eines Projekts können Sie die Kosten Begriffsabgrenzung für dessen spätere Durchführung schätzen bzw. kalkulieren und in Form von Plankosten für die verschiedenen Projektobjekte sichern.
Je nachdem, welche Form der Kostenplanung Sie dazu verwenden, werden die Plankosten als Gesamtwerte, mit Bezug zu Geschäftsjahren oder einzelnen Perioden, kostenartengerecht oder ohne Bezug zu einer Kostenart abgespeichert. Bei Bedarf können auch mehrere unterschiedliche Plankosten für ein und dasselbe Objekt erfasst und in unterschiedlichen CO-Versionen abgelegt werden.
Den Plankosten können in der Realisierungsphase eines Projekts die Ist-Kosten gegenübergestellt werden.
Mithilfe der Verteilung von Budget auf die PSP-Elemente eines Projekts dokumentieren Sie einen genehmigten Kostenrahmen für die Durchführung der verschiedenen Projektteile. Die Budgetierung eines Projekts erfolgt typischerweise in dessen Genehmigungsphase, also noch vor Beginn der Realisierung des Projekts. Ein Budget hat im Projektsystem keinen Bezug zu den einzelnen Kostenarten und stellt daher den genehmigten Rahmen für alle Kosten des Projekts, also sowohl für Primär- als auch für Sekundärkosten dar.